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ビジネスパーソン必見!充実した「定期」報告書・レポートを効率的に作成する方法とは

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世の中さまざまなサービスがありますが、クライアントに定期的(例:月1回)に報告書やレポートを作成する必要があるサービスがあります。

また、社内で提出するものもあります。

 

報告書やレポートを直前になってあわてて作成するのは非常に負荷がかかり、かつ内容面でも不充分になってしまう可能性が高くなってしまいます。

また、定期的な報告書やレポートの場合、前回と同じような内容のものになりがちです。

そこで、今回は定期的な報告書・レポートを充実したものにすると同時に、効率的に作成する方法についてお話ししたいと思います。

 

ポイントは3つです。

①目次を決める

目次さえ決めてしまえば、あとはそれぞれのページを「埋める作業」に集中できます。

初回で目次を決めてしまえば、その後の月は判で押したようにその目次に沿って「埋める作業」を行うだけで済みます。

内容が前回と同じようなものだとダメですが、目次のような「形」については、できる限り統一することが報告書・レポートを受けとる側にとっても読みやすいですし、報告書・レポートを作成する側にとっても楽です。

必要があれば、その時に目次の修正・追加を行えばいいです。

 

目次の大枠は、1.はじめに、2.結果の全体、3.結果の詳細、4.おわりにの4つの項目をベースにして、内容に応じて2と3についてページ数を増やします

例えば、弊社でいえば、Googleアナリティクス(以下GA)の分析レポートが該当します。GA分析レポートを例にすると以下のような感じです。

1.はじめに

2.GA分析結果_全体

3.GA分析結果_詳細_集客

4.GA分析結果_詳細_行動

5.GA分析結果_詳細_CV

6.おわりに(まとめ&次回に向けたアクション)

 

②報告書・レポート提出が終わった時点で、次回の報告書・レポートの内容の一部を書いてしまう

①のGA分析レポートの目次を例にすると、

提出した報告書・レポートの「6.おわりに」に記載した次回に向けて行うアクションの部分を次回報告書・レポートの「1.はじめに」の部分にまるコピーした上で、

アクション「する」からアクション「した」に変更して、「前回はこんなことを決めてアクションしました」というような一文を記述しておけば、「1.はじめに」のページはほぼ完成です。

 

「前回は・・・アクションしました」についてはテンプレートで毎回使えます。

 

その上で、2~6の部分についても、部分的に記入できることはしてしまいます。

「6.おわりに(まとめ&次回に向けたアクション)」については、アクションをして改善したことを前提に記入し、具体的な数字の部分は「空白」にして記入してしまいます。

 

記入できないことは、アクションの結果としての具体的な数字、その数字に基づいての改善度合い部分、次回アクションのところなので、

そこは空白にしておいて、それ以外のところは「改善したことを前提に、良い結果が出たことを前提に」記入してしまうのです。

 

これで、早ければ、クライアントに提出した日(ミーティングした日)の翌日には、次回提出の報告書・レポートの半分以上が完成してしまいます。

あとは、アクションの結果に応じて文章の修正と数字が分かった時点で空白部分を埋める作業を行うだけとなります。

 

③報告書・レポート提出までに3回の上長and/or同部署のメンバーとのミーティングを行う

2週間前(中間地点)と1週間前、前日に行います。

「アクションの結果としての具体的な数字、その数字に基づいての改善度合い部分と次回アクション内容」の部分は、この2回のミーティングで行います。

最後(3回目)の前日ミーティングは体裁のところが中心の最終チェックの意味で行います。

 

アクションの結果を中間地点と1週間前の2回、それぞれ出して、それぞれの結果を基にアクションの修正があれば修正を行い、修正に基づいて再アクションを行います。

この中間地点と1週間前のそれぞれの結果についても、それぞれの時点で報告書・レポートに記入しておけば(空白を埋める作業)、ページの充実度は増します。

 

①⇒③を行うことで、報告書・レポート提出期限前日には、かなり充実した内容のものが完成しているはずです。

 

本日はここまでにしたいと思います。

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